안녕하세요.
업무 환경의 개선을 돕고 있는 공간관리 서비스 Handly 팀입니다.
여러 명이 모여 다양한 주제에 대해 논의하는 회의는 조직 내에서 중요한 결정을 내리고 정보를 공유하는 중요한 순간입니다. 구성원들이 모여 서로의 생각을 나누고, 문제를 해결하며, 프로젝트의 진행 상황을 논의하는 자리인데요, 이러한 회의 내용을 회의록으로 정리하더라도 놓치는 많은 정보가 생기게 됩니다. 추후 의사 결정에 대한 근거와 그 논의 과정을 살펴보기 위해서는 가공되지 않은 그대로의 내용을 확인해야 할 때가 있습니다.
세계 3대 컨설팅 업체 MBB 중 하나로 꼽히는 베인앤컴퍼니의 Dale Cottrell는 미팅 중 발생하는 문제를 해결하기 위해 모든 결정을 기록하라는 말을 남겼습니다.
여러분은 혹시 회의 내용을 정확하게 기록하지 않아 중요한 정보를 놓치거나, 의사소통의 오류로 인해 혼란을 겪으신 적이 있나요?
회의록만으로는 중요한 세부 사항을 모두 담기 어려워, 추후에 의사결정을 내리거나 논의 과정을 되돌아볼 때 어려움을 겪은 적은 없으신가요?
한 번이라도 회의 내용을 정확하게 기록하지 않아 어려움을 겪은 경험이 있다면, 이번 글을 통해 회의 내용을 녹음해야 하는 3가지 이유와 그 장점을 알아보세요. 이를 통해 회의의 효과를 극대화하고, 조직의 효율성을 높일 수 있는 방법을 찾아보시길 바랍니다.
정확한 기록
회의 중 논의된 내용은 정확하게 기록되고 있을까요? 사람들이 회의에서 나눈 대화나 결정 사항을 완벽하게 기억하는 것은 어렵습니다. 특히 장시간에 걸친 회의나 복잡한 주제를 다룰 때는 더욱 그렇습니다. 참여 인원이 늘어나고 발언자가 늘어나면 그 복잡도는 배가 되어 모두가 동일한 내용을 이해하고 있는지 의구심이 들 정도입니다. 누군가는 이러한 문제를 해결하기 위해 정리하고 기록해야하지만 중요한 주제에 대한 논의를 하는 과정에 기록까지 동시에 진행하는건 상당한 집중력을 요구합니다.
너무나도 단순해 보이지만 회의 내용을 녹음하면 모든 발언을 정확하게 기록할 수 있어 중요한 세부 사항이 누락되지 않도록 할 수 있습니다. 회의 후에 참석자들 간의 기억 차이로 인한 오해를 방지하고, 모든 이해 관계자들이 동일한 정보를 바탕으로 일할 수 있게 합니다.
이렇게 녹음된 내용은 나중에 정확한 정보를 다시 확인할 수 있는 든든하고 귀중한 자료가 됩니다. 특히 프로젝트의 타임라인이나 예산, 담당자 등을 명확히 기록하는 데 도움이 되고, 녹음을 통해 회의록을 작성하면 더욱 정확하고 신뢰성 높은 기록을 남길 수 있습니다.
예를 들어, 특정 프로젝트의 세부 사항을 나중에 다시 확인하고자 할 때 녹음된 회의 내용을 참조할 수 있습니다. 또한, 회의에서 논의된 내용을 재검토함으로써, 새로운 인사이트를 얻거나 이전에 간과했던 중요한 정보를 발견할 수도 있습니다.
이는 회의의 효율성을 높이고, 논의된 사항을 효과적으로 이행하는 데 중요한 역할을 합니다. 구성원들의 소중한 시간을 사용해 함께 논의를 했다면, 의미있는 결과를 도출해내야 하지 않을까요?
의사 결정의 근거
모든 팀원이 항상 모든 회의에 참석할 수 있는 것은 아닙니다. 하지만 회의에서 논의된 중요한 정보나 결정 사항은 모든 팀원이 공유해야 합니다. 회의 내용을 녹음하면 회의에 참석하지 못한 사람들도 녹음을 통해 내용을 확인할 수 있습니다. 정리된 회의록은 작성자의 주관이 반영될 수 있고, 논의 과정에 있었던 발언의 온도, 중요성 등은 모두 생략됩니다.
회의 녹음은 회의 중에 어떤 논의가 있었는지, 어떤 결론에 도달했는지를 명확하게 전달할 수 있습니다. 회의 내용을 녹음해 정보의 불균형을 해소하고, 모든 팀원이 같은 정보를 바탕으로 작업을 진행할 할 수 있도록 하세요. 단순한 기록을 넘어 참석하지 못한 사람들에게 회의의 중요성을 인식시키고, 책임감을 높이도록 도움을 줄 수 있습니다.
회의에서 논의된 내용은 나중에 중요한 의사결정을 내리는 데 있어 중요한 근거가 될 수 있습니다. 특히 복잡하거나 논란의 여지가 있는 주제에 대해서는 회의 당시 어떤 논의가 있었고, 어떤 이유로 특정 결정이 내려졌는지를 명확히 기록하는 것이 중요합니다. 회의 내용을 녹음하면 이러한 의사결정의 과정을 명확하게 파악할 수 있습니다.
교육 및 훈련
회의 녹음은 신입 직원의 온보딩 과정에서 중요한 역할을 합니다. 새로운 팀원이 조직의 회의 문화를 이해하고, 이전 회의에서 논의된 내용을 학습하는 데 큰 도움을 줄 수 있습니다. 신입 직원이 조직의 의사소통 방식, 결정 과정, 주요 프로젝트의 진행 상황 등을 빠르게 파악하고 조직의 가치와 목표를 이해하는데 도움이 됩니다. 새로운 팀원들이 빠르게 팀에 적응하고, 필요한 정보를 습득할 수 있게 만들어보세요.
또한, 이러한 작업은 교육 자료로도 활용될 수 있습니다. 특정 주제나 프로젝트에 대한 이해를 돕기 위해, 관련 회의 녹음을 교육 자료로 제공할 수 있습니다. 이는 신입 직원뿐만 아니라 기존 직원들에게도 유용하며, 조직 내 지식 공유의 중요한 도구로 사용될 수 있습니다. 특정 주제나 문제에 대해 이전에 논의된 내용을 참고하여, 새로운 아이디어나 해결책을 모색할 수 있습니다.
Handly의 새로운 기능
핸들리의 최근 업데이트된 회의 녹음 기능으로 이러한 장점을 모두 누릴 수 있습니다. 이제 회의를 손쉽게 녹음하고 일정별로 녹음 파일을 관리할 수 있습니다. 일정에 참여한 누구나 핸들리 앱으로 녹음을 하고 녹음 파일을 저장할 수 있고, 흩뿌려져 있던 녹음된 파일이 일정을 기준으로 정리됩니다. 언제든지 핸들리 앱의 일정 상세 화면에서 다운로드 가능하며, 필요한 경우 접근자를 제어할 수 있도록 보안 설정도 가능합니다.
기업과 직원 입장에서 회의 내용을 녹음하는 것이 문제의 소지가 될 수 있습니다. 따라서 회의 내용을 녹음하기 전에 참석자들의 동의를 반드시 구하고, 녹음된 내용은 보안이 유지된 안전한 장소에 저장해야 합니다. 또한, 녹음된 자료는 필요한 경우에만 사용하고, 불필요하게 공유되지 않도록 주의해야 합니다.
핸들리의 녹음 기능은 추후 AI를 활용한 TTS 스크립트 제작, 녹음본 요약과 다음 액션을 제시하고 요약된 내용을 참여인원들에게 발송하는 기능으로 발전할 예정입니다.
녹음된 회의 내용은 조직의 지식 자산으로서 중요한 역할을 합니다. 이전 회의에서 논의된 내용을 참고하여 새로운 결정을 내리거나, 기존의 문제를 해결하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 이는 조직의 지속적인 발전과 성장에 기여하며, 모든 팀원이 같은 목표를 향해 나아갈 수 있도록 지원합니다.
핸들리를 사용하여 더 효율적이고 체계적인 회의 관리를 경험해 보세요. Handly와 함께라면 회의실 예약부터 회의 내용 기록까지 모두 간편하게 관리할 수 있습니다. 핸들리의 회의 녹음 기능을 통해 더 나은 업무 환경을 만들어 보시길 바랍니다.
감사합니다.
* 현재 Handly는 30일간 무료로 이용해 볼 수 있으며, 대면/비대면 데모 세션을 제공하고 있습니다.
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